Најбољи сигурни начини слања пореских докумената вашем рачуну

by Виллиам Перез

Отпорите на урге да користите е-пошту

У доба Интернета постаје све више и више у пореском времену да људи нађу помоћ стручњака и рачуновођа који би могли бити на неугодној удаљености. Може бити изазов да једноставно пошаљете неопходне информације, али то није најбоља идеја.

Желите да будете сигурни да ће ваши порески документи бити достављени вашем сертификованом јавном рачуновође, уписаном агенту или другом пореском професионалцу на најсигурнији и поузданији могући начин. Порески документи садрже веома осетљиве информације, као што су ваше име, адреса, бројеви социјалног осигурања за вас и ваше зависне особе, колико новца зарађујете и где сте банкарски. А то је само за почетнике. Ако ти подаци падну у погрешне руке, могли бисте завршити као жртва крађе идентитета.

Ево неколико савета како бисте осигурали да ваши документи и ваши подаци стигну до одредишта неоштећен и сигуран.

Ажурирано Јануар 2018 од стране Беверли Бирд

01 Направи списак

Направите списак свих ваших В-2 , 1099 и других пореских докумената. Ово постиже две ствари: знат ћете тачно шта сте послали вашем рачуновође и ако се нешто изгуби и не стигне на други крај, можете да идентификујете шта је то било. Такође ћете имати почетак контролне листе за припрему пореза за следећу годину.

02 Направите резервне копије

Ако преносите стварне папирне копије пореских докумената, учините себи услугу и прво их копирајте. На тај начин нећете бити без критичних информација ако се стварно изгубе. Можете их фотокопирати или скенирати у слике или ПДФ датотеке, а затим их сачувати на рачунару и на флеш диск као додатну опрезу. Међутим, урадите то, проверите да ли имате сигурносну копију прије слања папирологије вашем рачунару.

03 Најбоља опција је ручна испорука

Када шпијун жели да обезбеди да се документ испоручује правој особи у правом тренутку у филмовима, он доставља лично. Он не узима шансу да се то пресретне.

Ову старошколску тактику можете ставити на посао личним достављањем ваших пореских докумената свом рачунару, ако је то уопће могуће. У најмању руку, предајте их помоћнику, секретару, рецепцији или другом особљу у канцеларији. Ово елиминише сваки ризик да ће се изгубити у преносу или бити пресретнути од стране прислушкивача.

04 Маилинг Иоур Доцументс

Поштанска достава је прилично сигурна и вероватно је ваша друга најбоља опција ако живите у Филаделфији а ваш рачуновођа је у Питтсбургху па ручна испорука једноставно није опција.

Ваши документи су заштићени од случајног прислушкивања на основу тога што су омотани у коверту. Отварање нечије друге поште је злочин, барем у САД-у, а иако то не би могло спречити одређеног криминала, барем постоје закони о књигама за кажњавање починилаца.

То значи да документи могу, а понекад и да постану изгубљени или оштећени у пошти, па би могла бити добра идеја да пошаљете те резервне копије које сте направили, а не оригинале. И размислите о коришћењу нека од начина испоруке или потврде потписа или заобилазите УС Постал Сервице у потпуности и користите услугу испоруке умјесто Федерал Екпресс или УПС.

05 Факсирање ваших докумената

Документи за факсирање вашег рачуновође могу бити брз начин да их испоручите и релативно је сигуран. Све док телефонска линија рачуновође није искоришћена, шансе су добре да ваш пренос неће пресретати лопови идентитета. Али будите сигурни да имате број факса исправан.

Постоји неколико недостатака. Документи са факсом могу понекад тешко читати, а последња ствар коју порески професионалац жели направити је да сједи тамо и претпоставља се да ли је број шест или осам или узимају додатно вријеме да вас позову да сазнате. Факсирање најбоље функционише ако само треба да пошаљете неколико страница. За дуже документе, а посебно за документе који садрже информације са обе стране странице, факсирање можда није најбоље рјешење.

06 Ако морате користити електронску пошту ...

Е-пошта је погодна и брза, али може понудити око толико сигурности као разгледнице. Осим ако не предузмете мере предострожности, било који мрежни оператор може видети садржај е-поште и прегледати своје прилоге. Без обзира на то да ли они пазе на пажњу и заправо прате садржај, још увек постоји потенцијал.

Провјерите да ли ваш рачуновођа користи заштићени софтвер за размјену датотека, као што је ЛеапФиле. Многи, према Цхип Цапелли-у, рачуновођа у Провинцетовн-у, Массацхусеттс, то може бити измјењивач игре.

У најмању руку, ставите своје пореске документе унутар шифрованог омотача као што су ДОЦ, ПДФ или ЗИП датотека заштићена лозинком. "Скенирајте све у ПДФ, а затим га лозинком заштитите", саветује Цапелли. Никада не шаљите информације које желите да задржите приватне, као што је број вашег социјалног осигурања, као обичан текст у телу ваше е-поруке. Шта ако случајно пошаљете поруку на погрешну адресу или је скенирана е-пошта и подаци које је покупио ваш провајдер сервиса? Предузимање мера предострожности за осигурање пореских докумената помаже у заштити својих финансија.

Ако је горе, долази до најгорег

Дођите до Службе за унутрашње приходе одмах ако утврдите да сте били компромитовани упркос вашим најбољим напорима. У ствари, можете контактирати ИРС ако чак и само мислите да сте можда били угрожени ИРС ће истражити. Поднесите образац 10439 да пријавите пореске преваре или сумњиве преваре овакве природе. Можете приступити обрасцу на интернетској страници ИРС-а, заједно са информацијама о томе гдје би требало да га пошаљете или факсирате.